Reglement for kommunestyre, formannskap og hovedutvalg i Trysil kommune

1.1 Møteprinsippet

Folkevalgte organer treffer sine vedtak i møter, kommuneloven § 11-2.

1.2 Møtetidspunkt

Møter i organet holdes når kommunestyret eller organet selv har vedtatt det, når organets leder finner det påkrevd eller når minst 1/3 av medlemmene krever det, kommuneloven § 11-2 andre ledd. Ordinære møter i organet avholdes i tidsrommet kl. 9-17 på hverdager.

1.3 Innkalling

Organets leder setter opp sakliste og sørger for innkalling til det enkelte møte, kommuneloven § 11-3. En sak skal settes på sakslisten før sakslisten sendes ut hvis minst 1/3 av organets medlemmer krever det. Innkallingen sendes på e-post til de av organets medlemmer som har e-postadresse og i posten til de som ikke har. Varamedlemmer får innkalling på samme måte.

1.4 Forfall

Medlemmer av et folkevalgt organ plikter å delta i organets møter hvis de ikke har gyldig forfall, kommuneloven § 8-1. Medlem/innkalt varamedlem som har lovlig forfall til et møte, skal snarest gi møteleder og servicetorget melding om dette sammen med forfallsgrunn.

1.5 Saksforberedelse og saksdokumenter

Samtidig med at innkallingen sendes ut, skal sakliste og opplysninger om tid og sted samt saksutredninger med vedlegg offentliggjøres.

Saksutredninger med vedlegg som er unntatt offentlighet skrives ut på papir og legges i posthyllene til organets faste representanter. Når noen melder forfall, legges slike i posthylle, eller sendes i posten til innkalt varamedlem.

Kommunedirektøren skal påse at sakene som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og i samsvar med lover, reglement og andre bindende bestemmelser, kommuneloven § 13-1 fjerde ledd.
 

1.6 Åpne eller lukkede møter

Møtene i folkevalgte organer holdes for åpne dører hvis ikke annet følger av lovbestemt taushetsplikt eller blir vedtatt av organet selv, kommuneloven § 11-5.

Organet skal vedta å lukke møtet når det behandler en sak som angår en arbeidstakers tjenstlige forhold og i saker som inneholder opplysninger som er omfattet av lovbestemt taushetsplikt, kommuneloven § 11-5 andre ledd.

Saker som i henhold til lov eller forskrift kan holdes for lukkede dører, skal allikevel vurderes ført for åpne dører dersom hensynet til offentlig innsyn veier tyngre enn behovet for lukking.

Et folkevalgt organ eller møtelederen kan vedta at debatt om lukking av møte skal holdes i lukket møte. En avstemming om eventuell lukking av et møte skal holdes i åpent møte, kommuneloven § 11-5 femte ledd.

Folkevalgte plikter å bevare taushet om opplysninger i dokumenter de får innsyn i når disse er undergitt taushetsplikt, eller dokumenter som er unntatt offentlighet etter andre regler i offentleglova.

1.7 Presse, lyd og bildeopptak

Møter i kommunestyret, formannskap og hovedutvalg sendes direkte til offentligheten gjennom kommune-TV. Pressen har fri tilgang til alle møter i folkevalgte organer såfremt det ikke forstyrrer gjennomføringen av møtet, kommuneloven § 11-6, eller det blir besluttet at møtet skal lukkes i medhold av lov eller forskrift.

1.8 Administrasjonens møterett og møteplikt

Kommunedirektøren har møte- og talerett i alle folkevalgte organer, med unntak av kontrollutvalget, personlig eller ved en av sine underordnede, kommuneloven § 13-1 femte ledd. Kommunedirektøren har ikke formell forslagsrett i folkevalgte organer.

Kommunedirektøren, eller den hen bemyndiger, er sekretær i møtene. Kommunale tjenestemenn og sakkyndige som er særskilt innkalt av det folkevalgte organet eller møtelederen, kan få ordet for å gi faglige, faktiske og praktiske opplysninger. De kan ikke ta del i forhandlingene.
 

1.9 Møterett for ansattes representanter i folkevalgte organer

De ansatte velger en representant som møter med møte- og talerett når organet behandler saker som gjelder forholdet mellom kommunen som arbeidsgiver og de ansatte, kommuneloven § 13-4.

1.10 Inhabilitet og fritak

Reglene i forvaltningsloven gjelder for folkevalgtes habilitet, kommuneloven § 11-10 første ledd med de særregler som følger i dette punkt.

En folkevalgt som har vært med på å forberede eller treffe vedtak i en sak som ansatt i kommunen, er inhabil til senere å behandle den samme saken i et folkevalgt organ i kommunen. Dette gjelder ikke når årsbudsjett, økonomiplan, kommuneplan, regional planstrategi og regional plan behandles i et folkevalgt organ, kommuneloven § 11-10 andre ledd.

Når en klage skal behandles etter forvaltningsloven § 28 andre ledd, er en folkevalgt som har vært med på å forberede eller treffe vedtaket, inhabil til å delta i klageinstansens behandling av vedtaket, eller i forberedelsen av saken for klageinstansen, kommuneloven § 11-10 tredje ledd.

En folkevalgt er ikke inhabil når det skal velges personer til offentlige tillitsverv, eller når det skal fastsettes godtgjøring o.l. for slike verv, kommuneloven § 11-10 fjerde ledd.

Den som anser seg inhabil i en eller flere enkeltsaker, skal så raskt som mulig melde fra til lederen av organet, som straks gir servicetorget beskjed om å kalle inn varamedlem etter reglene i kommuneloven § 7-10 første ledd.

I tillegg kan en representant bli fritatt når hen ber om det før saken tas opp til behandling og vektige personlige grunner tilsier det, kommuneloven § 11-11.