Innledning og bakgrunn
Trysil kommune tilstreber å skille mellom bestillingsfullmakt, attestasjon, anvisning og betalingsfullmakt. Med bestillingsfullmakt menes myndighet til å gjøre anskaffelser innenfor visse rammer og beløp, og det er angitt nærmere i innkjøpsreglement hvilke prosedyrer som skal følges (vurdering av behov, anbudskjøp, forholdet til innkjøpsorganisasjon mv.). Attestasjon er myndighet til å godkjenne at en anskaffelse (utgift) kan belastes det angitte budsjettet, herunder at de underliggende prosedyrer er fulgt, eksempelvis kontroll av bestillingsmyndighet og bruk av rekvisisjon og vedheftet følgeseddel med kvittering for mottak av varen/tjenesten. Attestasjonsmyndigheten legges normalt til nivå for budsjettansvarlig.
Det må skilles mellom betalingsgodkjenning knyttet til begrepet anvisningsmyndighet og betalingsfullmakt knyttet til girering og remittering av leverandørfakturaer og andre utbetalinger. Betalingsfullmakten utøves av to personer i fellesskap, og utbetalinger skal først gjennomføres etter at utgiftene er godkjent gjennom attestasjons- og anvisningsprosedyrene. Å ha betalingsfullmakt over kommunens bankkonti er for øvrig forbundet med høy risiko for misligheter. Kommunen har et ansvar for å redusere denne risikoen ved å ha tilstrekkelig arbeidsdeling, både gjennom det å skille denne myndigheten fra annen myndighet (attestasjons- og anvisningsmyndighet), og å sikre en forsvarlig kontroll ved at to personer må utøve funksjonen i fellesskap.
Den som attesterer skal påse at:
- Levering er i samsvar med bestilling
- Varemottak/utført tjeneste stemmer med fakturaen
- Pris og betalingsbetingelser er i henhold til innkjøpsavtale
- Arbeidet er utført og at timetallet er korrekt
- Anvisningsblanketten er utfylt
- Varer er inventarført der dette er aktuelt
- At fakturaen er i overensstemmelse med de krav bokføringsloven/bokføringsforskriften setter med hensyn til det som minimum må fremgå av fakturaen
- Rett mva-kode
- Riktige koder for øvrig
Den vil øke sikkerheten for at kun utgifter som vedrører kommunen, blir belastet, at varer og tjenester som utgiften representerer, er mottatt, og at utgiftene blir belastet på riktig kostnadssted i regnskapet. Det er derfor viktig at de etablerte rutinene har tatt opp i seg kravene i prosedyrene, og at disse etterleves kontinuerlig med tilstrekkelig kontroll.
Den som anviser skal påse at:
- Disponeringen av budsjettmidlene er formelt, reelt og økonomisk i orden
- Attestasjon og kontroll er foretatt av personer som er tillagt denne oppgaven
- Det er tilstrekkelige budsjettmidler på kontoen som skal belastes
- Det foreligger fullstendig oversikt over hvilke kontrakter som legger bindinger på budsjettbevilgningene ut driftsåret
Regelverk
Myndigheten til å disponere bevilgningene som er ført opp i årsbudsjettet (disponeringsfullmakten) ligger som utgangspunkt til kommunedirektøren i henhold til kommuneloven § 14-5, 1. ledd, 1. punktum. Dette følger av kommunedirektørens iverksettelsesplikt i kommuneloven § 13-1, 4. ledd, 1. punktum.
Myndighet til å anvise
Kommunedirektøren delegeres myndighet til å anvise.
Anvisningsmyndigheten gjelder ikke ved anvisning av egne regninger, eller hvor inhabilitet kan bli gjort gjeldende. I slike tilfeller skal anvisningen foretas av overordnet anvisningsmyndighet.
Kommunens regnskapsansvarlige skal straks ha melding når anvisningsmyndighet gis/opphører.
Dersom utøvelse av delegert anvisningsmyndighet ikke tilfredsstiller de krav som stilles til god intern kontroll (jf. foranstående punkter), skal dette rapporteres til vedkommende leder.